مهام وواجبات الشعب والوحدات الادارية في قسم شؤون الاقسام

اولاً : مهام وواجبات معاون ومعاونة مدير الاقسام الداخلية
1- يعاون المدير في ادارة الاقسام وحسب الصلاحيات الممنوحة له ووفق الواجبات المناطة به .
ومتابعة تنفيذ القرارات والتوجيهات الادارية.
2- زيارة الاقسام الداخلية للطلبة بشكل دوري للوقوف على مستوى الخدمات وانضباط الموظفين والحرس ومتابعة قيام ادارة مجمعات الاقسام الداخلية بواجباتها بصورة صحيحة.
3- المتابعة مع مسؤولي الشعب وامناء المجمعات في الاقسام لتشخيص المشاكل الخاصة بالطلبة وايجاد الحلول المناسبة لها.
4- المسؤولية المباشرة في معالجة الامور الفنية في اقسام الطلبة والتوجيه بمتابعة المشاكل والمعوقات والاشراف على صيانة مرافق الاقسام المختلفة.
5- متابعة شؤون الموظفين والمشرفين وعمال الخدمة بشكل مباشر والتوجيه بتشكيل اللجان التدقيقية المختلفة.
ثانياً : شعبة الشؤون القانونية والادارية:
1- وحدة الشؤون القانونية والموارد البشرية تتولى هذه الوحدة المهام التالية:
اعداد محاضر اللجان التحقيقية او اللجان التدقيقية او لجان الانضباط الخاصة بطلبة الاقسام الداخلية او الموظفين الذين يتم اتخاذ الاجراءات القانونية بحقهم ومتابعة الامور القانونية الخاصة بالقسم وابداء المشورة القانونية فيما يتعلق بشؤون الاقسام الداخلية لأتخاذ القرارات المناسبة او اعطاء الصفة والغطاء القانوني لبعض القرارات التي يتخذها مدير القسم وكذلك تعني بالموارد البشرية التي من شأنها :
أ‌- تنظيم وادامة اضابير الموظفين على الملاك الدائم والعقود والاجور اليومية.
ب‌- ادارة ومتابعة المعاملات الرسمية الخاصة بمنتسبي الاقسام وتحرير الكتب والمخاطبات الخاصة بها .
ج- متابعة الاجابة عن الكتب الرسمية بالتنسيق مع باقي الشعب الادارية ووفق التوقيتات الزمنية المحددة.
2- وحدة قاعدة البيانات والارشفة الالكترونية وتتولى المهام التالية:
أ‌- اعداد قواعد معلوماتية عن كل مايخص الاقسام الداخلية من حيث ( الموظفين والعاملين والموجودات والابنية واعداد الطلبة واجراء التحديث الدوري عليها).
ب‌- الارشقة الالكترونية للكتب الرسمية والمخاطبات.
ج- تصميم وتنفيذ الانظمة.
د- تطوير البرامج التشغيلية الخاصة بالقسم.
ثالًثاً : شعبة اسكان الطلبة:
1- وحدة اسكان الطلبة ومهامها:
أ‌- استقبال الطلبة المستقيدين من السكن في الاقسام الداخلية.
ب‌- انجاز معاملات السكن للطلبة عند بدء العام الدراسي.
ج- استلام المستمسكات الخاصة بالسكن وتنظيم الاضابير الخاصة بالطلبة.
د- اصدار اوامر السكن الدائمية والمؤقتة عند اكمال معاملة السكن
2- وحدة التسجيل الالكتروني واصدار الهويات ومهامها:
أ‌- ادامة مواقع التسجيل الالكتروني وتحديثه بالمعلومات الخاصة لطلبة الاقسام الداخلية.
ب‌- ادارة التسجيل الالكتروني للطلبة.
ج- انجاز الاحصائيات الكترونياً.
د- ارشفة معلومات الطلبة الكترونياً.
ه- اصدار الهويات الخاصة بطلبة الاقسام الداخلية واستلامها نهاية العام الدراسي وحفظها في الاضبارة الشخصية أو معالجة أي امر يخص هوية طالب الاقسام.
3- وحدة الاشراف على مجمعات الاقسام الداخليةوتتولى المهام التالية:
أ‌- متابعة عمل امناء ومشرفي المجمعات كافة من حيث الالتزام بالدوام والواجبات وتنفيذ التعليمات الخاصة بعمل الاشراف.
ب‌- رفع التقارير اليومية الى مدير الاقسام الداخلية عن واقع المجمعات من حيث واقع مستوى النظافة وتوافر المستلزمات الاساسية للسكن في المجمعات وكذلك الانجاز اليومي للصيانة والخدمات مع رفع تقارير الحضور للطلبة بشكل اسبوعي وتسجيل الحالات الخاصة بغياب الطلبة بشكل يومي .
ج- متابعة عمل شعبة البحث الاجتماعي في كل مجمع ورفع التقارير عن الانجاز الحاصل فيها الى مدير الاقسام الداخلية
د- متابعة تنظيم السجلات الخاصة بكل مجمع والتي من شأنها تسهيل اجراءات عمل الاقسام.
رابعاً : شعبة البحث الاجتماعي:
1- وحدة البحوث ومهامها:
انجاز البحوث النفسية والتربوية بالتعاون مع ذوي الاختصاص في المجال التربوي من اساتذة وباحثين لصقل هذه البحوث وجعلها قابلة للتطبيق والاستفادة منها .
2- وحدة الانشطة والفعاليات ومهامها:
أ‌- اعداد محاضرات شهرية للمشرفين والمشرفات والطلبة والطالبات في الاقسام الداخلية التي من شأنها تطوير القدرات الادارية والقيادية وكذلك دورات في الاسعافات الاولية والدفاع المدني وغيرها.
ب- تنظيم نشاطات رياضية وفنية وادبية من خلال تنظيم بعض الالعاب ومهرجانات الشعر والرسم وتشجيع الطلبة على الابداع الفني والادبي والرياضي.
خامساً : شعبة الصيانة والخدمات:
أ‌- صيانة وادامة كافة الاجهزة والاثاث والمعدات الكهربائية المختلفة في الاقسام الداخلية
ب‌- الكشف الدوري لغرض مراجعة الاعطال في جميع المرافق الخدمية والصحية بالاقسام الداخلية .
ج- الصيانة الدورية للمولدات.
د- انجاز اعمال الحدادة والنجارة والاعمال الحرفية الاخرى داخل الورش المخصصة لهذا الغرض.
ه- انجاز اعمال الصيانة الدورية لأجهزة التبريد والثلاجات.
و- تنفيذ وتجهيز المواد في الكشوفات الهندسية كالابواب والشبابيك وغيرها لتقليل كلف الشراء.
ز- التنسيق مع الدائرة الهندسية للجامعة في حال وجود صيانة وترميم ابنية الاقسام الداخلية وكذلك الابنية التي يتم استئجارها والمشاركة في وضع التصاميم الهندسية الخاصة بأبنية الاقسام الداخلية المراد انشاؤها.
سادساً : شعبة الحسابات والمخازن والتجهيزات:
1- وحدة موارد الصندوق والمنح وتتولى المهام التالية :
أ‌- قبض وايداع ايرادات صندوق دعم الاقسام الداخلية وفق قانون رقم (7) لسنة 2012
ب‌- مسك السجلات المحاسبية الخاصة بالصندوق .
2- وحدة المصروفات والاعتماد المالي ومهامها :
أ‌- تنظيم كافة المستندات والصكوك ومتابعة تسوياتها القيدية.
ب‌- مسك السجلات المحاسبية الخاصة بالمصروفات.
ج- اعداد وتنظيم وتسوية كافة السلف المستديمة او المؤقتة وغيرها.
3- وحدة الموازين ومهامها :
أ‌- اعداد ميزان المراجعة الشهرية واعداد كشف المصرف.
ب‌- اعداد ميزان مراجعة الحسابات الختامية.
ج- ارسال الموازين والحسابات الختامية الى الرقابة والتدقيق الداخلي.
4- وحدة الحسابات الختامية ومهامها :
أ‌- اعداد الحسابات الختامية في نهاية كل سنة مالية.
ب‌- مراجعة المصروفات والاعتماد المالية.
ج- اعداد الكشوفات فيما يتعلق بالايرادات والامانات في نهاية السنة المالية وحسب الضوابط المعمول بها.
د- مراجعة حسابات وحدة الصندوق.
5- وحدة المخازن والتجهيزات ومهامها :
أ‌- ادارة حركة الآليات التابعة للأقسام الداخلية وتوجيهها بما يخدم ديمومة العمل.
ب‌- متابعة انجاز معاملات تجهيز وقود المولدات الكهربائية مع شركات تجهيز المنتجات النفطية والاشراف على التجهيز.
ج- تجهيز الاقسام الداخلية بالوقود الكافي من ( الغاز السائل) والنفط الابيض ومتابعة ايصالها الى مجمعات اسكان الطلبة.
د- وتعني هذه الوحدة بكل مايتعلق بالاثاث والاجهزة والمعدات الخاصة بالاقسام الداخلية من خلال الادخال المخزني وحفظها بشكل منظم ووفق اساليب الخزن الرسمية الصحيحة لتسهيل عملية الادخال والاخراج المخزني وكذلك اجراء عمليات الجرد الدورية او الفصلية او الجرد السنوي ويتم اعتماد السجلات المخزنية النظامية في عمليات الادخال والاخراج المخزني ومتابعة هذه السجلات بشكل مستمر.
ه- الاشراف على ادخال واخراج مواد الاقسام الداخلية من والى المخازن التابعة للأقسام الداخلية .
و- الاشراف والمتابعة على صرف المواد المستلمة من قبل الادخال والاخراج المخزني .
ز- الاشراف والمتابعة على الاثاث والمواد المستهلكة الموجودة في الاقسام الداخلية وكيفية سحب هذه المواد وايداعها في المخازن المخصصة لذلك ومتابعة عمليات الحذف والشطب فيما بعد.
سابعاً : شعبة الرقابة والتدقيق الداخلي:
تعني هذه الشعبة بمراقبة وتدقيق القيود والمستندات والقوائم والاعتمادات ومعاملات تنفيذ الالتزامات ومطابقتها للقوانين والانظمة والتعليمات على ان لاتتعارض مع الرقابة والتدقيق الداخلي في رئاسة الجامعة ويكون اتصالها مباشرة بالسيد مدير القسم وتضم الوحدات التالية .
1- وحدة التدقيق المستندي تتولى المهام التالية :
أ‌- تدقيق المستندات المحاسبية والصكوك.
ب‌- تدقيق المحاسبية الممسوكة وبشكل مستمر وتنظيم تقارير توضح الملاحظات والتوصيات.
ج- تدقيق رواتب الموظفين الدائمين والمؤقتين بالاضافة الى كافة الاعمال الحسابية المتعلقة بالامور المالية للصرف.
د- القيام بالجرد المفاجيء للصندوق.
ه- تدقيق وتسوية السلف المتعلقة بالصرف على احتياجات الدائرة والاقسام وتثبيت الملاحظات عليها .
و- تدقيق وصولات بدل السكن للطلاب ومطابقتها مع الايرادات وسجل الملاحظات .
2- وحدة التدقيق المخزني تتولى المهام التالية :
أ‌- تدقيق السجلات المخزنية.
ت‌- تدقيق الجرودات الدورية والنهائية.
ج- تدقيق الجرد السنوي للجرودات الثابتة سنوياً.
د- اجراء الجرد الدوري على المخازن وبشكل مفاجيء.
ثامناً : وحدة الاعلام وترتبط بمدير القسم مباشرة ومن مهامها:
أ‌- نشر الاخبار لكافة نشاطات الاقسام الداخلية الفنية والادبية والرياضية والفعاليات التي يقوم بها قسم شؤون الاقسام الداخلية.
ب‌- اعداد نشرات التعليمات والضوابط الخاصة بسكن الطلبة في الاقسام الداخلية وعمل البوسترات الترشيدية التي تعني لترشيد الماء والكهرباء وغيرها والبوسترات الصحية ووضعها في الاقسام الداخلية.
ث‌- الاشراف على برنامج الترحيب واستقبال الطلبة في بداية العام الدراسي وكذلك الاشراف على مناهج الاحتفال بالمناسبات الوطنية والرسمية وعمل اللوحات الخاصة بكل مناسبة مع مراعاة الفترة الزمنية لكل مناسبة.
تاسعاً : وحدة المتابعة وترتبط بمدير الاقسام الداخلية مباشرة:
أ‌- زيارة الاقسام الداخلية بصورة دورية للأطلاع على واقع الطلبة وتشخيص السلبيات والايجابيات وتثبيتها في تقارير ترفع لمدير القسم ..
ب‌- تشخيص واقع اداء المشرفين في الاقسام الداخلية ومدى التزامهم بالدوام واداءهم بالواجبات المكلفين بها ..
ج- متابعة التزام الحرس بالدوام.
د- تدقيق سجلات المشرفين.
ه- متابعة اعمال الصيانة حسب ما مخطط لها.