📋 نبذة عن القسم
يُقدم القسم خدمات ذات مستوى عالٍ من الجودة لمنتسبي الجامعة من التدريسيين والموظفين والتي تتوافق كلياً مع متطلباتهم الأصولية والعمل على تنفيذها وفق ضوابط وقوانين وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.
تأسس القسم منذ إنشاء الجامعة في عام 2014، وهو مرتبط بدائرة مدير الشؤون الإدارية والمالية، وله دور أساسي في تطبيق الأنظمة والتعليمات الإدارية والمالية. يهدف القسم إلى دعم مسيرة الجامعة الإدارية وتحقيق التميز في الخدمات الإدارية، بالإضافة إلى ضمان حقوق المنتسبين والتزاماتهم.
👁️ الرؤية
العمل على انجاز اعمال الشؤون الإدارية وتطبيق الحوكمة الالكترونية ومواكبة التطور التكنلوجي لبناء بيئة عمل ملائمة وفعالة وتقديم خدمات إدارية ومالية تلبي احتياجات الموظفين، وتوظيف البرامج والتكنولوجيا في كافة الأعمال، وتطوير القدرات والأداء إلى أعلى المستويات الممكنة.
تسعى الرؤية إلى:
- تحقيق التميز في الخدمات الإدارية
- تطبيق الحوكمة الإلكترونية في الأعمال الإدارية
- بناء بيئة عمل فعالة وملائمة
- تطوير قدرات الكوادر الإدارية
- توظيف التكنولوجيا في الخدمات الإدارية
🎯 الرسالة
تطوير ودعم منتسبي جامعتنا كافة للعمل على إتقان المهارات الإدارية لانجاز المهام المكلفين بها وتامين كافة احتياجات اقسام الجامعة في الوقت المناسب بكفاءة وجودة لتحقيق اهداف الجامعة.
🎯 الأهداف الرئيسية
1. اعداد قاعدة بيانات متكاملة
اعداد قاعدة بيانات متكاملة لموظفي الجامعة كافة بما يتلائم مع الوصف الوظيفي.
2. ضمان الامتثال للقوانين واللوائح
العمل على ضمان الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها لتحسين العمل الإداري باستمرار والارتقاء به مهنياً وفنياً.
3. تطوير الملاك الإداري
تطوير الملاك الإداري من خلال الاشتراك في الدورات التدريبية والمساهمة في وضع الخطط التطويرية للاستفادة القصوى من امكانياتهم.
4. اتمتة الإجراءات الإدارية
اتمتت الإجراءات الإدارية بما يتواكب مع التطورات التقنية الحاصلة في كافة المجالات الإدارية المتعلقة بالقسم.
⚙️ الخدمات المقدمة
الخدمات الأساسية التي يقدمها القسم:
- 📄 منح الاستحقاقات الوظيفية (الترفيع القانوني / العلاوة السنوية)
- 👥 رفد تشكيلات الجامعة بالملاكات الوظيفية المطلوبة
- 🏛️ تشكيل اللجان المختلفة (احتساب الشهادة وتغيير العناوين)
- 🎓 منح الاستحقاقات القانونية لقدم الشهادات العليا
خدمات إضافية:
- 📜 اعداد اللوائح والضوابط المتعلقة بالوظيفة العامة
- 📨 اصدار الأوامر الجامعية الخاصة بتمديد الخدمات
- 📊 متابعة حركة ملاك الجامعة (التقاعد/الاستقالة)
- 🌴 منح إجازات الخمس سنوات وفق الضوابط
🏛️ هيكلية القسم والشعب التابعة
شعبة شؤون التدريسيين
تسعى الى توحيد الجهود من خلال انجاز المعاملات الخاصة بتدريسيي الجامعة
المهام الرئيسية:
- اصدار الاوامر الجامعية الخاصة بالإعفاء والتكليف بعد اخذ الموافقات الاصولية
- اصدار كتب الشكر والتقدير للسادة التدريسيين
- اصدار الاوامر الخاصة بأنهاء خدمة التدريسي وفق القانون
- استلام طلبات التدريسيين الراغبين بالحصول على الاجازة بمختلف انواعها
- اصدار الأوامر الجامعية بتنفيذ توصيات اللجان التدقيقية
- اصدار الاعمامات المتضمنة التوجيهات الوزارية والجامعية
- منح المخصصات المطلوبة وحسب القوانين النافذة
- تزويد شعبة التوظيف والملاك بتاريخ انفكاك ومباشرة التدريسي
- اعداد كتب المباشرة والانفكاك للتدريسي داخل العراق وخارجه
- اصدار اوامر ترقين القيد للمتوفين اثناء الخدمة
- اصدار أوامر التفرغ للعمل خارج أوقات الدوام الرسمي
- اصدار أوامر التفرغ الجزئي والاجازات الدراسية
- منح لقب الأستاذ المتمرس لأساتذة الجامعة المحالين للتقاعد
- اعارة خدمات التدريسيين للعمل في الكليات والجامعات الاهلية
- متابعة مدة اشغال مناصب رئاسة الفروع والاقسام العلمية
- متابعة اصدار أوامر الاعفاء والتكليف بمهام معاوني العمداء
- متابعة مدة اشغال مناصب رؤوساء الأقسام او الفروع العلمية
- اصدار الأوامر الجامعية الخاصة بمنح اللقب العلمي (مدرس مساعد / مدرس)
شعبة شؤون الموظفين
إدارة الشؤون الإدارية للموظفين الإداريين وتطوير أدائهم
المهام الرئيسية:
- مراجعة اداء الموظف للوقوف على مدى قدرته على تنفيذ المهام
- اصدار الاوامر الجامعية الخاصة بالإعفاء والتكليف بعد اخذ الموافقات
- تشخيص مواطن الضعف عند الموظف بغية معالجتها بالتدريب والتطوير
- اعداد نظام تقويم قياسي على اساس الكفاءة
- اصدار كتب الشكر والتقدير
- اصدار الاوامر الخاصة بأنهاء خدمة الموظف وفق القانون
- اصدار الاعمامات المتضمنة التوجيهات الوزارية والجامعية
- استلام طلبات الموظفين الراغبين بالحصول على الاجازة بمختلف انواعها
- منح الموظف المخصصات المطلوبة وحسب القوانين النافذة
- تزويد شعبة التوظيف والملاك بتاريخ انفكاك ومباشرة الموظف
- اعداد كتب المباشرة والانفكاك للموظف داخل العراق وخارجه
- اصدار الأوامر الجامعية بالتفرغ للعمل خارج أوقات الدوام الرسمي
شعبة التوظيف والملاك
إدارة عمليات التوظيف والملاك الوظيفي في الجامعة
المهام الرئيسية:
- اصدار الاوامر الجامعية المتضمنة ترتيب الاثار الناجمة عن كتب الشكر والتقدير
- اصدار الأوامر الجامعية بنقل خدمات منتسبي الجامعة (تدريسيين وموظفين)
- اصدار الأوامر الجامعية بتنسيب منتسبي الجامعة (تدريسيين وموظفين)
- مفاتحات الكليات كافة فيما يخص التنسيب ونقل الخدمات
- مفاتحات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي فيما يخص التنسيب ونقل الخدمات
- مفاتحات الجامعات كافة فيما يخص نقل الخدمات والتنسيب
- عمل إحصائيات نقل الخدمات والتنسيب لجميع السنوات السابقة
- متابعة اعمامات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي للكليات
- اعداد المطالعات للسيد رئيس الجامعة والمساعد الإداري
- اصدار الأوامر الجامعية بالتعيين وإعادة التعيين بجامعتنا
- انجاز إحصائيات التعيين وإعادة التعيين ولكافة السنوات السابقة
- الإجابة على اعمامات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي
- اعداد مطالعات التعيين وإعادة التعيين
- تزويد وزارة التعليم العالي والبحث العلمي بإحصائيات الأوائل
- اصدار الأوامر الجامعية فيما يتعلق بالعقود وفق قرار مجلس الوزراء
- العمل على الأنظمة الالكترونية (نظام تعيين الأوائل / نظام الاجازات / نظام النشاطات)
- متابعة و مصادقة ملاك الجامعة (رئاسة الجامعة والكليات والمعاهد كافة)
- متابعة وتدقيق كافة المتغيرات بالملاك (نقل / ترفيع / فصل سياسي)
- اصدار الامر الجامعي بالملاكات
- اصدار الأوامر الجامعية بتغيير العناوين الوظيفية وفق القانون
- العمل على نظام الملاك الالكتروني ونظام معلومات الأوائل
- اصدار الأوامر الجامعية بالترفيعات لمنتسبي الجامعة
- اعداد محاضر لجنة الترفيعات المركزية لغرض مصادقتها
- تدقيق مدى استحقاق الموظف للعلاوة والترفيع
- اصدار الأوامر الجامعية الخاصة بالعلاوات وفق نظام العلاوات الشبكي
- العمل على نظام الترفيعات الالكتروني
شعبة الملفات والتوثيق الإلكتروني
إدارة الأرشيف الإلكتروني والوثائق الرسمية
المهام الرئيسية:
- ترفد جميع أقسام وشعب الجامعة بالبيانات والمعلومات التي يحتاجونها
- الأرشفة الورقية والأرشفة الالكترونية لجميع الكتب والأوامر
- اصدار كتب التأييد لكافة الموظفين لدوائر الدولة كافة
- اصدار خلاصة الخدمة لمنتسبي رئاسة الجامعة وأوامر الايفاد
- انجاز ومتابعة إجراءات التعيين بين رئاسة الجامعة وكافة الوزارات
- طباعة كافة الأوامر الجامعية والكتب الرسمية الخاصة بموظفي الملاك
- حساب وترصيد الاجازات
- عمل وطباعة خلاصات الخدمة
- ارشفة جميع الأوامر والكتب الرسمية التي ترد الينا في البريد
- حفظ وفهرسة جميع الأوامر والكتب الرسمية لجميع موظفي الملاك
- فتح ملفات للمنسبين من التشكيلات الى رئاسة الجامعة
شعبة التقاعد
متابعة شؤون التقاعد والمعاشات للمنتسبين
المهام الرئيسية:
- استلام الطلبات والمفاتحات الخاصة بالتقاعد
- اعداد احصائية متكاملة عن ملاك الجامعة من حيث بلوغ السن القانوني
- متابعة اجراءات تمديد خدمة الاستاذ والاستاذ المساعد وفق القانون
- رفع مطالعات تتضمن البالغين للسن القانوني الى رئيس الجامعة
- احالة بالغي السن القانوني الى التقاعد حسب القانون
- احالة المنتسبين الذين يرغبون بالتقاعد حسب طلباتهم
- احالة المنتسبين الى التقاعد لأسباب صحية حسب قرار اللجان الطبية
- احالة المفصولين السياسيين الى التقاعد عند بلوغهم سن الـ 65 سنة
- منح الحقوق التقاعدية والحقوق الاخرى للمحالين الى التقاعد
- متابعة اجراءات تعديل التولد للتدريسين والموظفين
- التعاقد مع المتقاعدين وفق احكام القرارات النافذة
- التعاقد مع غير المتقاعدين وفق احكام القرارات النافذة
- منح المنتسب عند التقاعد رواتب الاجازات المتراكمة
- منح التدريسي رواتب العطلة الصيفية مضافاً الى الرواتب المتراكمة
- تمديد خدمة الموظفين من المفصولين السياسيين او ذوي الشهداء
- انجاز مهام الفصل السياسي واستلام البريد الوزاري
- تنفيذ قرارات الشمول بقانون المفصولين السياسيين
- تدقيق قرارات الفصل السياسي المزدوجة بمدة الفصل السياسي
- تنفيذ قرارات التعليق ومتابعة اجابتها للوزارة